如何建立間接部門的職能標準
緣起
ISO9001:2015改版，7.2.職能明訂:『影響品質表現的人員，必須具備其控制下工作所必要的職能。』間接部門自然無法置身於ISO9001:2015改版QMS的事外，而且必須清楚控制下工作所必要的職能，並做出績效貢獻。建立間接部門的職能標準就成為ISO9001:2015改版的重要指標之一了。
對工商行業的公司行號來說，其間接部門的職務要求多半大同小異。如果每個公司都來建立自己的職能標準，不但浪費太多的資源，各公司也會有無從著手的感覺。
等ICAP建立符合您需要的職能基準，不知要等到何年何月?(到現在20151116總共才建立101筆直能基準)。運用澳洲訓練套件網站(http://training.gov.au/Home/Tga)，從關鍵字，快速擷取自己間接部門的職能標準，應該是最聰明的方法。
搜尋訣竅:
首先；盤點間接部門各自日常的工作，決定職務的關鍵職責，用職責作為關鍵字，不要用習慣的部門名稱。
一般中小企業的間接部門，通常定義在產品實現相關任務以外的職務要求，也就是行政管理及會計作業。過去習慣說的『總務』，因為資訊化管理的發達，已經沒什麼事情要做了、『財務』也只是會計工作(中小企業少有金融操作)、『人力資源』也不過是算算工資….，這些漂亮的部門名稱，讓人聯想到的工作，都不在目前工作盤點的職責中，別浪費時間了。
以下就以工商業行政管理(Business Administration)的職能標準為例，說明澳洲訓練套件的結構，及如何擷取自己間接部門的職能標準:
1.下關鍵字 Administration (行政管理)，以大範圍搜尋，可以找到；
- 27項 Administration (行政管理)的資格要求(證書或文憑)。
- 21個有關 Administration (行政管理)的職能要求。
- 3個有關 Administration (行政管理)的技能包。及相關的職能認證課程。
2.下更精準的關鍵字Business Administration(工商業行政管理)，就只能找到七個Business Administration(工商業行政管理)的職能資格了；其中三個正是我們要的，而且3、4、5不同的職能級別，符合各級工作(複雜度)的要求。
職能標準的選擇與匹配；
A、 依據職責的複雜與困度，從下面三個不同級別的工作描述中，找出相應的資格要求；
B、從相應的級別要求，找出職能單元，如果在下列Group A找不到，就到各級證書指示的Group B去找；
職能級別的概念
以下就召開會議為例，比較不同級別對困難度與複雜度的描述與要求；
能力要求(Skill)
知識要求(Knowledge)
結論
人力資源是台灣僅剩的競爭利器了。然而許多中小企業的幹部，多已垂垂老矣。老闆顧念他們過去的付出與貢獻，也讓他們坐領高薪。但是，在目前競爭激烈的紅海戰場上，如何繼續發揮這些老人的智慧? 就要發掘出他們擔負責任的職能需求，更聰明的做出行為標準的要求。澳洲訓練套件有數萬個職能標準，拿來運用，應該是最快最有效的方法了。有了職能要求標準，就知道職能缺口，可以針對性的訓練，快速解決問題，再造企業的第二春。
TTQS輔導顧問 葉秀經 2015.11.16
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